La aplicación de Gastos o Expenses también recibe sus mejoras. Lo que más llama la atención es la integración de la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres o OCR, con la cual basta tomar una foto a nuestras facturas o comprobantes, recibos de pago, etc. Odoo hará todo el trabajo de llenar la información.

Tiene una precisión mayor a un 95%, por lo que podrá detectar el tipo de gasto, como por ejemplo si se trata de alojamiento, viajes, alimentación o cualquier otro.

Para facilitar su uso, se dispone de una aplicación adicional disponible para android e IOS con la cual podemos subir desde el smartphone las fotos a la app de gastos para que esta registre todos los datos.

Qué es el OCR

El OCR (opticalcharacterrecognitionoreconocimiento óptico de caracteres), es un procedimiento tecnológico que permite convertir una foto, un documento en papel o un PDF en un documento digital que puede editarse. Es un análisis mediante el escaneo de un archivo, éste se automatiza.

Cada línea se identifica, y a continuación se convierte primero en palabras y después en caracteres, volviéndose así comprensibles y reconocibles para un ordenador.

Esta tecnología puntera y novedosa ofrece un contenido que corresponde al de la imagen inicial, por lo que constituye una herramienta especialmente práctica e ideal para introducir gastos profesionales en las empresas.

Cómo funciona el OCR

El reconocimiento óptico de caracteres realiza con los archivos un escaneo de pixel a pixel, buscando formas que coincidan con los caracteres analizados. El software toma los datos de los archivos impresos, fotografías o PDFs y escanea cada línea, averiguando sí los puntos en blanco y negro representan una letra o un número, creando un mapa de bits de caracteres alfanuméricos.

El OCR analiza todos los elementos que aparezcan en el documento (texto, imágenes, tablas…), descomponiendo el texto en distintas líneas, palabras y caracteres para así poder digitalizarlo y que el archivo sea accesible a todos y sea editable. 

Algunos sistemas de reconocimiento óptico de caracteres que son muy avanzados pueden incluso identificar archivos escritos a mano. 

Ventajas en el OCR en contabilidad

Si alguna vez has tenido que introducir de manera manual toda la información de un documento para digitalizarlo, entenderás fácilmente las ventajas que el reconocimiento óptico de caracteres aporta a las empresas.

Una solución equipada con una tecnología de reconocimiento inteligente permite escanear el recibo, tique o factura y a continuación generar una copia digital que podrá enviarse para su control y validación.

Así es, la tecnología de reconocimiento de caracteres detecta al instante toda la información pertinente de un recibo: la categoría del gasto, la fecha, el importe antes y después de impuestos, la divisa con la que se realizó el pago, el tipo de IVA, la forma de pago, etc.

Además, al automatizar todos los documentos con los que la sociedad cuenta, se ahorra una gran cantidad de espacio, ya que no habrá que buscar un lugar para guardar los archivos físicos. Pero más importante aún es la disminución de tiempo que todos los trabajadores deben emplear en rellenar manualmente los informes contables, que puede ser en torno a un 80% de tiempo ahorrado en comparación con la entrada manual.

Otro beneficio para los departamentos de contabilidad es que pueden utilizar un documento ya digitalizado para crear un modelo de factura, ya sea que éste esté guardado en el ordenador o si llega a través de un correo electrónico. El programa de OCR analizará el archivo y reconocerá el texto en cualquiera de las dos opciones.

El OCR agiliza los procesos contables para una mejor salud financiera de la empresa.

Conclusión

Podemos concluir entonces que la tecnología OCR facilita la gestión de gastos durante todo el proceso de tratamiento, desde que se produce el gasto hasta su reembolso, análisis o archivado.

Es indispensable adoptar una solución que automatice y simplifique el tratamiento de gastos, para facilitar la vida de todos los departamentos de una empresa.

Con esto Odoo continúa apostando por una compañía libre de papeles.